項目采購流程梳理

項目采購:當項目團隊無法自行生產某些產品或服務時,為了讓項目團隊的時程安排更順暢,以及提高工作效益,就會考慮將之外包給其他廠商。

當項目無法自行生產某些產品時,就會考慮外包,而管理從承包商獲得項目合同的所有流程,即為項目采購管理。項目采購管理流程一般包括幾個部分:

1、項目采購規劃

指決定產品或服務要自制、租賃或外包。如果選擇外包,則要擬出外包計劃,以及明確產品及服務的規格。

在與賣方議定合同時,主要的判斷依據是產品的形態、成本或各項資源的可取得性;并且視項目的需求,選擇不同的合同類型:

1)成本償還合同:買方依據賣方實際執行的工作內容,支付賣方實際支出的成本,同時加上特定利潤給賣方。

2)固定總價或總包合同:在合同條件下,買方支付固定價格給賣方,二賣方要在此價格范圍內,完成所有的工作內容。

3)時間與材料合同:兼具以上兩種特性,用于金額較小的采購,或是買方對合同總價及采購數量尚未明確的情況。

在選定合同類型后,接著需要開出《項目采購清單及規格說明書》,制定尋找賣方的規則辦法:招投標、詢價等。通常,項目團隊在這個階段,也應該著手建立供應商選擇的標準和評定標準。

2、項目采購執行

廠商根據買方開出的需求例如,確認要項目購買的產品、數量,以及所需的功能和規格,提供賣方報價單。在此階段,項目團隊將必須在“項目招標說明會”上,回復賣方所提出的諸多問題,并在說明會結束后,將所有答詢記錄文件化,傳送給所有的賣方廠商,確保所有潛在賣方都能接收到相同并正確的信息。

在完成了“核準賣方清單”“賣方建議書”或標單后,再來就是進行賣方選定:這個工作的重點就在于列出最能滿足項目需求,并且能有效降低項目風險的賣方。在一般狀況下,項目團隊通常都會同時選擇多個賣方,以分散項目風險;除非是項目面臨了很大時程壓力、賣方具有項目所需產品的專利權、賣方具有獨特能力或資格例如,具有某國際認證,或是雙方已簽訂長期合作條約等情況下,才會選擇單一供應商。

3、項目采購的管理

完成賣方選定之后,這時就進入了“合同執行”的階段,目的是要確認買、賣雙方都確實遵守合同中,白紙黑字定下來的規范和權利義務,同時維護雙方權益。有些組織會為了集中管理各項合同,而設立專職單位,此舉的優點是能提升合同處理的專業性;不過,這種分成兩個單位作業的方式,也會造成項目經理難以取得合同專業人員的協助。

4、項目采購后收尾

在結案之前,必須完成每一個項目采購的流程。除了要按照合同上的結案程序,驗收外包項目產品/采購項目,同時也要從此次采購流程中累積知識與技能,將項目中的經驗值、實務上的風險或規劃,轉化成文件,方便日后其他項目參考之用。在采購過程中,項目經理雖然不直接處理合同相關事宜,但還是要協助采購人員,辨識所有風險,完成項目風險分析,同時協助建立、修改及管理合同。

在項目管理中,采購是很容易被忽略的一環,常會發生因采購環節規劃不夠嚴謹、樣品延遲送到,造成試驗時間也跟著往后拖,因而牽動到其他流程等等問題發生。

項目采購畢竟不同于一般日常采購,沒有明確的KPI關鍵績效指標或衡量標準,因此對采購而言,他們很難判斷該如何適時地提供資源,協助項目完成,而這也形成了項目實務上的盲點,執行時應特別留意。此外,在采購實務上最不可輕忽的一件事,就是“供貨商的挑選”。

實用技巧:

1)采購文件的復雜及詳細程度,會因為項目采購的項目,和可承受的風險不同,而有所差異。

2)合同工作說明書中,應詳述工作內容及附帶工作條件例如,要定期進行進度報告),以確保賣方能清楚完整地了解買方的需求及工作目標。

3)選擇合同類型時,可以考慮:項目開始之后變更的頻率與影響范圍、賣方執行項目所需投入的時間及成本、業界使用的標準合同、市場競爭情形,以及風險高低等問題

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